Con el final del verano llega uno de los momentos más delicados para cualquier negocio hostelero: reorganizar los turnos de trabajo. Tras semanas de vacaciones, sustituciones, contrataciones temporales y cambios constantes en la plantilla, septiembre suele convertirse en un mes de reajustes en bares, restaurantes, cafeterías y hoteles.
Una buena planificación no solo mejora la organización interna, sino que también reduce el estrés del equipo, evita conflictos laborales y permite ofrecer un mejor servicio al cliente. En este artículo te explicamos cómo organizar los turnos del personal después de las vacaciones y qué aspectos conviene tener en cuenta para comenzar la nueva temporada con una plantilla motivada y eficiente.
¿Por qué septiembre es un mes clave para reorganizar la plantilla?
Durante los meses de verano la mayoría de establecimientos incrementan su actividad y necesitan reforzar sus equipos con contrataciones temporales. Sin embargo, cuando finaliza la temporada alta cambian las necesidades del negocio.
En septiembre es habitual que:
- Disminuya el volumen de clientes respecto a julio y agosto.
- Finalicen contratos temporales.
- Regrese el personal que estaba de vacaciones.
- Se adapten los horarios al inicio del curso escolar y a la vuelta a la rutina.
- Comience la preparación de campañas importantes como el otoño, Navidad o, en Zaragoza, las Fiestas del Pilar.
Por ello, revisar la planificación de personal resulta fundamental para mantener la rentabilidad sin afectar a la calidad del servicio.
Analiza primero las necesidades reales del negocio
Uno de los errores más frecuentes consiste en mantener exactamente la misma organización del verano durante los meses posteriores.
Antes de elaborar los nuevos cuadrantes conviene analizar aspectos como:
- Número medio de clientes por franja horaria.
- Reservas previstas.
- Días con mayor afluencia.
- Eventos especiales.
- Horarios de cocina y sala.
- Necesidades específicas de cada departamento.
Tomar decisiones basadas en datos permite ajustar la plantilla sin generar sobrecostes innecesarios.
Distribuye la carga de trabajo de forma equilibrada
Un reparto equilibrado de los turnos mejora el ambiente laboral y reduce el riesgo de agotamiento.
Para ello es recomendable:
- Alternar servicios de comidas y cenas.
- Evitar que siempre trabajen las mismas personas durante los fines de semana.
- Repartir los turnos partidos de manera equitativa.
- Planificar descansos suficientes entre jornadas.
- Tener en cuenta las preferencias del personal siempre que sea posible.
Cuando los empleados perciben que la organización es justa aumenta su compromiso con la empresa.
Planifica con suficiente antelación
Uno de los principales motivos de conflicto en hostelería es la incertidumbre sobre los horarios.
Publicar los cuadrantes con antelación permite que los trabajadores puedan organizar su vida personal y facilita los cambios cuando surge algún imprevisto.
Además, disponer de una planificación clara ayuda a reducir errores y evita improvisaciones de última hora.
Aprovecha septiembre para evaluar el rendimiento del verano
El final de la temporada alta ofrece una excelente oportunidad para analizar cómo ha funcionado el equipo.
Algunas preguntas que conviene hacerse son:
- ¿Qué puestos han necesitado mayor refuerzo?
- ¿Han existido horas con exceso de personal?
- ¿Se han producido cuellos de botella en cocina o sala?
- ¿Ha sido suficiente el personal durante los fines de semana?
- ¿Qué funciones podrían reorganizarse?
Este análisis permitirá optimizar la planificación de los próximos meses.
Evita las horas extras innecesarias
Una mala organización suele traducirse en jornadas prolongadas, cambios improvisados y un incremento del coste laboral.
Una correcta planificación ayuda a:
- Reducir las horas extraordinarias.
- Evitar el agotamiento del equipo.
- Mejorar la productividad.
- Disminuir el absentismo.
- Controlar mejor los costes del negocio.
En un sector donde los márgenes son cada vez más ajustados, gestionar correctamente los recursos humanos puede marcar una gran diferencia.
Forma al personal para aumentar la flexibilidad
Cuanto más polivalente sea el equipo, más sencillo resultará cubrir ausencias o cambios inesperados.
Por ejemplo, un camarero con conocimientos básicos de barra o un ayudante de cocina capaz de asumir distintas funciones aporta mayor capacidad de adaptación al establecimiento.
La formación continua mejora tanto la calidad del servicio como la organización interna.
Utiliza herramientas digitales para organizar los turnos
Actualmente existen numerosas aplicaciones que facilitan la elaboración de cuadrantes y el control horario.
Estas herramientas permiten:
- Compartir horarios con toda la plantilla.
- Solicitar cambios de turno.
- Registrar jornadas laborales.
- Gestionar vacaciones.
- Reducir errores administrativos.
Digitalizar esta parte de la gestión supone un importante ahorro de tiempo para muchos negocios.
Comunicación: el factor que más influye en el buen funcionamiento del equipo
Una planificación excelente pierde eficacia si no existe una buena comunicación.
Es recomendable informar con claridad sobre:
- Cambios de horarios.
- Incorporaciones.
- Modificaciones de funciones.
- Eventos especiales.
- Necesidades puntuales del establecimiento.
Escuchar las propuestas del equipo también ayuda a detectar problemas antes de que afecten al servicio.
Preparar ahora el otoño facilita el resto del año
Septiembre marca el inicio de una nueva etapa para muchos negocios hosteleros. Una buena organización de los turnos permitirá afrontar con mayor tranquilidad campañas tan importantes como el otoño, los eventos corporativos, las celebraciones navideñas o, en el caso de Zaragoza, las Fiestas del Pilar.
Invertir tiempo en planificar correctamente la plantilla no solo mejora la productividad, sino que también favorece un mejor ambiente laboral, incrementa la satisfacción de los clientes y contribuye a la rentabilidad del negocio.
En Horeca Zaragoza trabajamos para apoyar a las empresas del sector hostelero mediante formación especializada, información actualizada y recursos útiles que ayuden a mejorar la gestión diaria de bares, restaurantes, cafeterías y hoteles.
