La facturación electrónica obligatoria en España ya tiene un calendario definido, y los negocios de hostelería deberán prepararse para adaptar progresivamente sus procesos de emisión y recepción de facturas.
El 5 de octubre de 2026 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica. Esta normativa desarrolla el sistema previsto en la Ley Crea y Crece y establece el punto de partida para la aplicación de las nuevas obligaciones entre empresas y profesionales.
Para bares, restaurantes, cafeterías, hoteles y empresas de catering, el cambio tendrá especial relevancia en la gestión de facturas de proveedores, servicios a otras empresas, herramientas de administración y programas de facturación.
Sin embargo, existe una cuestión fundamental: la factura electrónica obligatoria no es lo mismo que VeriFactu, y tampoco significa que todos los tickets emitidos a clientes particulares tengan que convertirse en facturas electrónicas.
Desde Horeca Zaragoza analizamos las nuevas obligaciones, las fechas previstas para su aplicación y las medidas que pueden adoptar los establecimientos para preparar sus sistemas de facturación.
¿Qué cambia con la nueva normativa de facturación electrónica de 2026?
La nueva regulación establece un sistema de facturación electrónica para las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
Su finalidad es facilitar el intercambio electrónico de facturas, mejorar su trazabilidad y contribuir al seguimiento de los pagos comerciales.
El marco normativo se desarrolla principalmente a través de tres disposiciones:
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Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece.
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Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresas y profesionales.
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Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada el 5 de octubre, que regula la solución pública de facturación electrónica.
Esta última orden entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y resulta especialmente importante porque activa el cómputo de los plazos para la aplicación de las obligaciones.
No significa que desde esa fecha todos los bares y restaurantes estén obligados a emitir electrónicamente todas sus facturas.
La implantación será progresiva.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para bares y restaurantes?
Una de las principales dudas es cuándo tendrán que adaptarse los negocios de hostelería.
La normativa establece diferentes plazos según el volumen de operaciones y el tipo de obligación.
| Fecha | Empresas afectadas | Obligación |
|---|---|---|
| 6 de octubre de 2027 | Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros | Emitir, remitir y recibir facturas electrónicas e informar de sus estados y pagos |
| 6 de octubre de 2028 | Resto de empresarios y profesionales | Emitir, remitir y recibir facturas electrónicas |
| 6 de octubre de 2028 | Personas jurídicas con volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones de euros | También informar de estados de facturas y pagos |
| 6 de octubre de 2029 | Personas físicas y entidades en atribución de rentas | Aplicación de la obligación de informar de estados y pagos |
Estas fechas proceden del calendario establecido en la normativa publicada y explicado por la Agencia Tributaria.
¿Qué ocurre con los pequeños bares, cafeterías y restaurantes?
Para muchos pequeños establecimientos cuyo volumen de operaciones no supera los 8 millones de euros, la fecha general de referencia para comenzar a emitir y recibir facturas electrónicas será el 6 de octubre de 2028.
Sin embargo, es importante comprobar las características de cada negocio, especialmente si forma parte de un grupo empresarial o tiene una estructura societaria más compleja.
Además, las empresas pueden comenzar a adaptar sus programas y procedimientos antes de que llegue la fecha obligatoria.
¿A qué facturas afecta la obligatoriedad?
Aquí encontramos una de las cuestiones más importantes para la hostelería.
La nueva regulación se centra fundamentalmente en las facturas emitidas en operaciones entre empresarios y profesionales, conocidas habitualmente como operaciones B2B.
Esto significa que no todas las ventas realizadas por un restaurante tienen el mismo tratamiento.
Ejemplo 1. Un restaurante sirve una comida a particulares
Una familia acude a un restaurante de Zaragoza y paga su comida.
Se trata de una operación con consumidores finales.
La nueva obligación general de facturación electrónica B2B no convierte automáticamente ese ticket en una factura electrónica estructurada.
El establecimiento deberá continuar cumpliendo las obligaciones de facturación y documentación que correspondan a la operación.
Ejemplo 2. Un restaurante organiza una comida de empresa
Una empresa contrata un restaurante para celebrar una reunión o comida de trabajo y solicita una factura a nombre de la sociedad.
En este caso, el destinatario es otra empresa.
Cuando resulte aplicable el nuevo sistema, la factura deberá emitirse conforme a las obligaciones de facturación electrónica B2B.
Ejemplo 3. Un hotel factura alojamiento a una empresa
Un hotel de Zaragoza aloja a trabajadores desplazados por motivos profesionales y factura directamente los servicios a la empresa contratante.
Esta es otra situación en la que la factura electrónica entre empresas puede resultar aplicable.
Ejemplo 4. Un restaurante recibe una factura de su proveedor
Una empresa distribuidora suministra bebidas, alimentos o productos de limpieza a un restaurante.
La operación se realiza entre empresas.
Con la implantación del nuevo sistema, el restaurante deberá estar preparado para recibir y gestionar las facturas electrónicas de sus proveedores, de acuerdo con los plazos y requisitos aplicables.
Este último punto es especialmente importante: la transformación no afecta únicamente a las facturas que emite un negocio, sino también a las que recibe.
¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y VeriFactu?
Aunque ambos conceptos están relacionados con la digitalización de la facturación, son dos sistemas diferentes.
Su finalidad y funcionamiento no son idénticos.
| Factura electrónica obligatoria | VeriFactu |
|---|---|
| Regula el intercambio de facturas entre empresas y profesionales | Regula determinados requisitos de los sistemas informáticos de facturación |
| Afecta a la emisión y recepción de facturas B2B | Afecta a los registros de facturación generados por los sistemas sujetos al reglamento |
| Establece formatos electrónicos estructurados e intercambio de información | Busca garantizar integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de registros |
| Contempla plataformas privadas y una solución pública | Contempla sistemas con remisión de registros a la Agencia Tributaria y sistemas que cumplen los requisitos sin esa remisión |
| Su calendario comienza en octubre de 2027 para las empresas de mayor volumen | Cuenta con su propio calendario normativo, que ha sido objeto de anuncios de aplazamiento |
¿Qué ocurre con VeriFactu en octubre de 2026?
El Ministerio de Hacienda ha anunciado un nuevo aplazamiento de las obligaciones pendientes relativas a los sistemas informáticos de facturación hasta octubre de 2028, con el objetivo de coordinar su implantación con la facturación electrónica entre empresas.
No obstante, un anuncio administrativo no debe confundirse con una modificación normativa ya publicada.
Mientras el aplazamiento no quede formalizado en el BOE, las fechas legalmente establecidas para los sistemas afectados siguen siendo las previstas en la normativa vigente: 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados.
Por tanto, los empresarios hosteleros deben comprobar el estado normativo actualizado antes de decidir aplazar una adaptación tecnológica.
La nueva factura electrónica B2B y VeriFactu deberán gestionarse como obligaciones distintas, aunque un mismo programa informático pueda incorporar funcionalidades para ambas.
¿Un PDF enviado por correo electrónico cuenta como factura electrónica?
Esta es otra de las dudas habituales cuando se habla de digitalización de la facturación.
Muchos establecimientos ya envían sus facturas por correo electrónico en formato PDF. Sin embargo, enviar un PDF no equivale necesariamente a cumplir los nuevos requisitos de facturación electrónica obligatoria entre empresas.
La normativa exige que las facturas se intercambien en formatos electrónicos estructurados y mediante sistemas que permitan su tratamiento automatizado.
Esto significa que el documento debe contener información organizada conforme a las especificaciones técnicas admitidas.
Por ejemplo, el sistema contempla formatos como UBL, Facturae y otros estándares recogidos en la normativa.
¿Tengo que dejar de enviar facturas en PDF?
No necesariamente.
Un establecimiento puede seguir utilizando representaciones visuales de sus facturas cuando corresponda.
Lo importante es entender que, cuando resulte aplicable la obligación B2B, el simple envío de un PDF por correo electrónico no será suficiente para cumplirla.
Por tanto, un restaurante que actualmente genera sus facturas en Word, Excel o PDF deberá comprobar si su sistema permite adaptarse a los nuevos requisitos.
¿Será obligatorio comprar un programa de facturación?
La regulación contempla diferentes posibilidades para emitir y recibir facturas electrónicas.
No establece que todos los establecimientos deban contratar necesariamente un programa privado de pago.
El sistema español de facturación electrónica estará integrado por plataformas privadas y por una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria.
Las empresas podrán utilizar la solución pública, plataformas privadas o una combinación de ambas, conforme a los requisitos establecidos.
¿Qué es la solución pública de facturación electrónica?
Se trata de una herramienta de la Administración diseñada para facilitar el cumplimiento de las obligaciones de facturación electrónica.
Su regulación se concreta mediante la Orden HAC/1028/2026.
Entre las funciones previstas se encuentran la emisión, recepción, consulta y descarga de facturas electrónicas, así como el intercambio de información relacionada con su estado y pago.
La normativa establece que el acceso y uso de la solución pública tendrá carácter gratuito.
Esto puede resultar especialmente interesante para pequeños negocios de hostelería que no necesitan sistemas avanzados de administración.
No obstante, conviene valorar las necesidades concretas de cada establecimiento antes de elegir una solución.
¿Qué ocurre si ya utilizo un programa de gestión?
Muchos bares, restaurantes y hoteles ya trabajan con herramientas de facturación, contabilidad, reservas o gestión empresarial.
En estos casos, no es necesario asumir automáticamente que habrá que sustituirlas.
Lo recomendable es consultar con el proveedor tecnológico si el sistema está preparado para las obligaciones de facturación electrónica entre empresas.
También conviene verificar si permite conectarse con plataformas compatibles y cumplir las obligaciones de comunicación que correspondan.
¿Cómo afecta la factura electrónica a los proveedores de un restaurante?
La relación con los proveedores es uno de los ámbitos en los que más se notará el cambio.
Un restaurante puede recibir facturas de diferentes empresas a lo largo del mes:
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Distribuidores de bebidas y alimentación.
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Proveedores de carne, pescado y productos frescos.
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Empresas de limpieza.
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Servicios de mantenimiento.
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Proveedores de mobiliario y maquinaria.
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Empresas de telecomunicaciones.
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Servicios de publicidad y marketing.
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Proveedores de suministros y equipamiento.
Actualmente, estas facturas pueden llegar por distintos canales: correo electrónico, plataformas de proveedores o incluso en papel cuando corresponda.
Con la implantación del nuevo sistema, las operaciones incluidas en su ámbito deberán ajustarse a los procedimientos de facturación electrónica establecidos.
¿Qué ventajas puede aportar?
La digitalización puede facilitar el tratamiento y archivo de facturas, reducir determinadas tareas manuales y mejorar el seguimiento de los documentos.
Para un negocio hostelero que trabaja con numerosos proveedores, disponer de un sistema organizado puede ayudar a controlar vencimientos, pagos y documentación.
Sin embargo, estas ventajas dependerán de cómo se implanten las herramientas y de su integración con la gestión habitual del establecimiento.
¿Cómo afecta la factura electrónica a los hoteles de Zaragoza?
En el sector hotelero existen diferentes tipos de clientes y operaciones.
Un hotel puede prestar servicios directamente a particulares, pero también mantener relaciones comerciales con empresas, agencias, organizadores de congresos y otras entidades.
Por ejemplo, la factura electrónica será especialmente relevante para operaciones como:
Alojamiento corporativo. Una empresa reserva habitaciones para sus trabajadores y recibe una factura a nombre de la sociedad.
Eventos profesionales. Un hotel organiza una reunión empresarial, un congreso o un servicio de restauración contratado por otra compañía.
Servicios a empresas. El establecimiento factura el alquiler de espacios o determinados servicios profesionales a clientes empresariales.
Relaciones con proveedores. El hotel recibe facturas de suministros, lavandería, limpieza, mantenimiento y otros servicios.
Cuando estas operaciones estén comprendidas en la normativa B2B, deberán adaptarse al sistema en los plazos correspondientes.
Para los hoteles que ya utilizan programas de gestión integrados, una de las prioridades será comprobar que sus herramientas de facturación pueden intercambiar correctamente la información exigida.
¿Qué ocurre con los tickets y las facturas simplificadas de bares y cafeterías?
Este punto merece especial atención.
Los bares, cafeterías y restaurantes realizan numerosas operaciones diarias de pequeño importe que pueden documentarse mediante facturas simplificadas cuando se cumplan los requisitos legales.
El Real Decreto 238/2026 excluye expresamente de la obligación de facturación electrónica B2B las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas emitidas conforme al artículo 4 del Reglamento de facturación.
Por tanto, la nueva normativa no implica que todos los tickets de una cafetería deban intercambiarse mediante la solución pública de facturación electrónica.
Ahora bien, es necesario diferenciar las operaciones documentadas correctamente mediante factura simplificada de aquellas que requieren factura completa.
Si un cliente empresarial necesita una factura completa por una operación, el establecimiento deberá atender las obligaciones que correspondan.
Y cuando la factura esté incluida en el ámbito de la nueva regulación B2B, tendrá que emitirse electrónicamente a partir de la fecha aplicable.
La comunicación de pagos: otra novedad importante
La transformación de la facturación no se limita a emitir documentos electrónicos.
La normativa también introduce obligaciones relacionadas con la comunicación del estado de las facturas y su pago efectivo.
El sistema permitirá conocer determinados hitos del proceso de facturación.
Entre ellos se encuentran la aceptación o rechazo comercial de la factura y el pago completo, con sus fechas correspondientes.
¿Por qué se introduce esta medida?
Uno de los objetivos de la Ley Crea y Crece es mejorar el seguimiento de los plazos de pago entre empresas y combatir la morosidad comercial.
Al disponer de información sobre cuándo se emiten, reciben y pagan las facturas, la Administración podrá realizar un seguimiento más preciso de los periodos de pago.
Esta cuestión afecta especialmente a negocios que trabajan habitualmente con otras empresas.
¿Cuándo tendrá que comunicarse el pago?
La aplicación de estas obligaciones también será progresiva.
Para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros, la fecha prevista es el 6 de octubre de 2027.
Para las personas jurídicas con volumen igual o inferior a esa cifra, será el 6 de octubre de 2028.
En el caso de personas físicas y entidades en atribución de rentas, la obligación de informar sobre estados y pagos tendrá como fecha de aplicación el 6 de octubre de 2029.
Es importante distinguir estos plazos del momento en el que comenzará a ser obligatorio emitir y recibir facturas electrónicas.
Cómo preparar un bar o restaurante para la facturación electrónica obligatoria
Aunque muchos establecimientos disponen todavía de margen para adaptarse, resulta recomendable revisar con antelación sus procedimientos.
No se trata necesariamente de realizar una gran inversión tecnológica, sino de conocer las obligaciones y elegir una solución adecuada.
1. Revisar cómo se gestionan actualmente las facturas
El primer paso es conocer cómo trabaja el negocio.
Conviene identificar cómo se emiten las facturas completas, cómo se reciben las de proveedores y dónde se archiva la documentación.
También es útil comprobar si existen tareas manuales que puedan simplificarse.
2. Identificar las operaciones entre empresas
Un restaurante que presta servicios principalmente a particulares puede tener una realidad de facturación diferente a la de un hotel que trabaja habitualmente con clientes corporativos.
Por eso, conviene distinguir las ventas al consumidor final de las operaciones realizadas con otras empresas o profesionales.
Esta separación permitirá conocer qué procesos deberán adaptarse específicamente a la facturación electrónica B2B.
3. Consultar con el proveedor del programa de facturación
Si el negocio utiliza un software de gestión, debe comprobar qué funcionalidades ofrece.
Es recomendable preguntar si el programa permitirá emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas, conectarse con las plataformas previstas y gestionar la información exigida.
También conviene conocer las condiciones económicas de cualquier actualización.
4. Valorar la solución pública de la Agencia Tributaria
Los establecimientos con necesidades sencillas pueden estudiar la utilización de la solución pública.
Su uso será gratuito, aunque cada empresa deberá comprobar si las funcionalidades ofrecidas se ajustan a sus necesidades operativas.
5. Organizar la recepción de facturas de proveedores
La adaptación no debe centrarse únicamente en las facturas emitidas.
También será necesario establecer un procedimiento para recibir, comprobar y gestionar las facturas electrónicas de proveedores.
Una buena organización ayudará a evitar incidencias cuando comience la obligación.
6. Formar a las personas responsables de administración
En pequeños establecimientos, la gestión de facturas puede recaer directamente sobre el propietario o una persona encargada.
En hoteles y empresas de restauración más grandes, suelen intervenir departamentos administrativos.
En ambos casos, resulta importante que las personas responsables conozcan el funcionamiento del sistema elegido.
7. Revisar periódicamente las novedades normativas
La facturación electrónica y VeriFactu son obligaciones diferentes que han experimentado desarrollos y modificaciones en sus calendarios.
Por tanto, conviene consultar información oficial actualizada y contar con asesoramiento cuando existan dudas sobre la aplicación a cada empresa.
¿Qué errores deberían evitar los negocios de hostelería?
Uno de los mayores riesgos es interpretar incorrectamente el alcance de las nuevas obligaciones.
Por ejemplo, no sería correcto pensar que a partir de octubre de 2026 todos los restaurantes están obligados a emitir electrónicamente cada ticket de caja.
Tampoco conviene asumir que cualquier documento PDF es válido para cumplir las exigencias futuras de facturación electrónica B2B.
Otro error sería confundir las fechas de factura electrónica con las de VeriFactu.
Cada regulación tiene su ámbito y su calendario, por lo que las empresas deben comprobar ambas cuestiones de forma independiente.
Finalmente, tampoco es recomendable contratar apresuradamente un programa de facturación sin verificar antes si el software actual puede adaptarse o si la solución pública puede cubrir las necesidades del negocio.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria en hostelería
¿La factura electrónica ya es obligatoria para todos los restaurantes en 2026?
No. Aunque la orden que regula la solución pública entró en vigor el 6 de octubre de 2026, la obligación general de facturación electrónica B2B tiene un calendario de aplicación progresivo que comienza en octubre de 2027.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para los autónomos de hostelería?
Para los empresarios y profesionales que no superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones, la obligación general de emitir y recibir facturas electrónicas comenzará el 6 de octubre de 2028.
La obligación de comunicar determinados estados y pagos para personas físicas se aplicará posteriormente, desde el 6 de octubre de 2029.
¿Los bares tendrán que emitir factura electrónica por cada café o consumición?
No por el mero hecho de entrar en vigor la nueva normativa B2B. Las operaciones con consumidores finales y las facturas simplificadas tienen un tratamiento diferente.
Los establecimientos deberán continuar cumpliendo las obligaciones de facturación que correspondan a cada operación.
¿Es obligatorio cambiar el TPV de un restaurante?
La nueva regulación de factura electrónica entre empresas no implica por sí misma que todos los restaurantes tengan que sustituir su terminal de punto de venta.
Es necesario comprobar las características del sistema actual y las obligaciones de facturación o de software que resulten aplicables.
¿Un PDF enviado por email sirve como factura electrónica obligatoria?
Un PDF puede ser una factura electrónica en sentido general, pero su simple envío por correo electrónico no cumple por sí solo los requisitos específicos de intercambio estructurado previstos para el nuevo sistema obligatorio B2B.
¿Puedo utilizar un programa de facturación gratuito?
La normativa contempla una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria, cuyo acceso y utilización tendrán carácter gratuito.
También podrán utilizarse plataformas privadas que cumplan los requisitos establecidos.
¿La factura electrónica y VeriFactu son lo mismo?
No. La factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas entre empresas y profesionales, mientras que VeriFactu se refiere a los requisitos de determinados sistemas informáticos de facturación.
¿También tendrán que recibir facturas electrónicas los restaurantes?
Sí. Los empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de la nueva obligación deberán estar preparados tanto para emitir como para recibir facturas electrónicas en los plazos correspondientes.
¿Qué ocurre si un restaurante factura servicios a una empresa?
Cuando se trate de una operación entre empresarios o profesionales incluida en el ámbito de la nueva normativa, la factura deberá adaptarse al sistema electrónico a partir de la fecha que corresponda.
Horeca Zaragoza: información para ayudar a los negocios a adaptarse
La facturación electrónica obligatoria representa un cambio importante en la gestión administrativa de bares, restaurantes, cafeterías, hoteles y otras empresas hosteleras.
Aunque la aplicación será progresiva, los establecimientos deberán conocer qué operaciones están afectadas, comprobar sus herramientas de facturación y preparar sus procedimientos de emisión y recepción de documentos.
Desde Horeca Zaragoza trabajamos para apoyar a las empresas de hostelería de Zaragoza y su provincia, facilitando el acceso a información sectorial, formación y servicios especializados.
En un contexto de transformación normativa y tecnológica, disponer de información fiable resulta fundamental para evitar confusiones entre obligaciones distintas y tomar decisiones adecuadas para cada negocio.
Los establecimientos pueden conocer los recursos disponibles en nuestra sección de servicios para empresas de hostelería.
Preparar la adaptación con tiempo permitirá afrontar las nuevas obligaciones de facturación con mayor seguridad y mejorar la organización administrativa de los negocios.
